شیئرپوائنٹ آن لائن ایک مقبول اشتراکی پلیٹ فارم ہے جسے 200 ملین سے زیادہ صارفین استعمال کرتے ہیں۔ اس کا مقصد بنیادی طور پر ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کا انتظام کرنا ہے۔ شیئرپوائنٹ گروپ کی خصوصیت منتظمین کو ایک شارٹ کٹ فراہم کرتی ہے تاکہ متعدد صارفین کو مواد اور سائٹس کے لیے یکساں اجازت کی سطح فراہم کی جا سکے۔ اگر آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ صارفین کو شیئرپوائنٹ گروپ میں کیسے شامل کیا جائے، تو ہم نے اس مضمون میں اقدامات کا خاکہ پیش کیا ہے۔
ہم اس بات پر بھی بات کرتے ہیں کہ گروپ میں بیرونی ممبران کو کیسے شامل کیا جائے، کیسے ٹربل شوٹ کیا جائے - اگر آپ کو بیرونی ممبران کو شامل کرنے میں دشواری پیش آتی ہے۔ اس کے علاوہ، ہم Windows اور macOS کے ذریعے شیئرپوائنٹ آن لائن استعمال کرنے کے لیے کچھ دیگر گروپ مینجمنٹ ٹپس کا احاطہ کریں گے۔
شیئرپوائنٹ پر گروپ ممبرز کو کیسے شامل کیا جائے؟
درج ذیل مراحل کے لیے گروپ بنانے اور انتظامی اجازتوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ ونڈوز 10 کا استعمال کرتے ہوئے گروپ میں ممبروں کو شامل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- "شیئر" پر کلک کریں۔
- متبادل طور پر، اگر "ممبرز" کا آپشن نظر آتا ہے، تو اسے منتخب کریں پھر "ممبرز شامل کریں"۔
- ان صارفین کے نام یا ای میل پتے ٹائپ کریں جنہیں آپ گروپ میں شامل کرنا چاہتے ہیں "نام، ای میل ایڈریسز، یا ہر کوئی درج کریں" ٹیکسٹ فیلڈ میں۔
- نام نیچے دیے گئے تصدیقی خانے میں ظاہر ہوں گے۔ باکس میں شامل کرنے کے لیے صارف پر کلک کریں۔
- مرحلہ 3 اور 4 کو اس وقت تک دہرائیں جب تک کہ آپ جن صارفین کو شامل کرنا چاہتے ہیں انہیں شامل نہ کر لیا جائے۔
- اگر آپ دعوت نامے کے ساتھ ایک نوٹ شامل کرنا چاہتے ہیں، تو "اس دعوت نامے کے ساتھ ذاتی پیغام شامل کریں" کو منتخب کریں۔
- پھر "شیئر" کو منتخب کریں۔
macOS کا استعمال کرتے ہوئے کسی گروپ میں اراکین کو شامل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- "شیئر" پر کلک کریں۔
- متبادل طور پر، اگر "ممبرز" کا آپشن نظر آتا ہے، تو اسے منتخب کریں پھر "ممبرز شامل کریں"۔
- ان صارفین کے نام یا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں جنہیں آپ گروپ میں شامل کرنا چاہتے ہیں "نام، ای میل ایڈریس یا سبھی درج کریں" ٹیکسٹ فیلڈ میں۔
- نام نیچے دیے گئے تصدیقی خانے میں ظاہر ہوں گے۔ باکس میں شامل کرنے کے لیے صارف پر کلک کریں۔
- مرحلہ 3 اور 4 کو اس وقت تک دہرائیں جب تک کہ آپ جن صارفین کو شامل کرنا چاہتے ہیں انہیں شامل نہ کر لیا جائے۔
- اگر آپ دعوت نامے کے ساتھ ایک نوٹ شامل کرنا چاہتے ہیں، تو "اس دعوت نامے کے ساتھ ذاتی پیغام شامل کریں" کو منتخب کریں۔
- پھر "شیئر" کو منتخب کریں۔
شیئرپوائنٹ پر گروپ ممبران کو کیسے ہٹایا جائے؟
ونڈوز 10 کے ذریعے گروپ ممبران کو ہٹانے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- "ترتیبات" > "سائٹ کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔
- "سائٹ کی معلومات" کا اختیار منتخب کریں اگر یہ "سائٹ کی ترتیبات" کے بجائے دستیاب ہے۔
- "سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔
- "صارفین اور اجازت" سے "سائٹ کی ترتیبات" کے صفحہ پر، "لوگ اور گروپس" کو منتخب کریں۔
- "کوئیک لانچ" سے اس گروپ کے نام پر کلک کریں جس سے آپ صارفین کو ہٹانا چاہتے ہیں۔
- جن ممبروں کو آپ ہٹانا چاہتے ہیں ان کے ساتھ والے چیک باکس کو چیک کریں۔
- پھر "Actions"> "گروپ سے صارفین کو ہٹائیں" کو دبائیں۔
- پھر تصدیق کرنے کے لیے "ٹھیک ہے"۔
macOS کے ذریعے گروپ ممبران کو ہٹانے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- "ترتیبات" > "سائٹ کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔
- "سائٹ کی معلومات" کا اختیار منتخب کریں اگر یہ "سائٹ کی ترتیبات" کے بجائے دستیاب ہے۔
- "سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔
- "صارفین اور اجازت" سے "سائٹ کی ترتیبات" کے صفحہ پر، "لوگ اور گروپس" کو منتخب کریں۔
- "کوئیک لانچ" سے اس گروپ کے نام پر کلک کریں جس سے آپ صارفین کو ہٹانا چاہتے ہیں۔
- جن ممبروں کو آپ ہٹانا چاہتے ہیں ان کے ساتھ والے چیک باکس کو چیک کریں۔
- پھر "Actions"> "گروپ سے صارفین کو ہٹائیں" کو دبائیں۔
- پھر تصدیق کرنے کے لیے "ٹھیک ہے"۔
شیئرپوائنٹ پر گروپ کی اجازتوں کو کیسے تبدیل کیا جائے؟
ونڈوز 10 کے ذریعے گروپ کے لیے اجازتیں تبدیل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- "ترتیبات" > "سائٹ کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔
- "سائٹ کی معلومات" کو منتخب کریں اگر یہ "سائٹ کی ترتیبات" کے بجائے دستیاب ہے۔
- "سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔
- "صارفین اور اجازتیں" سے "سائٹ کی ترتیبات" صفحہ پر، "سائٹ کی اجازتیں" کو منتخب کریں۔
- اس گروپ کے لیے چیک باکس کو نشان زد کریں جس کی اجازت آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔
- "اجازتیں" ٹیب سے، "صارف کی اجازتوں میں ترمیم کریں" کو منتخب کریں۔
- اجازت کی نئی سطح کے لیے ضروری چیک باکسز کو چیک کریں۔
macOS کے ذریعے گروپ کے لیے اجازتیں تبدیل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- "ترتیبات" > "سائٹ کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔
- "سائٹ کی معلومات" کو منتخب کریں اگر یہ "سائٹ کی ترتیبات" کے بجائے دستیاب ہے۔
- "سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔
- "صارفین اور اجازتیں" سے "سائٹ کی ترتیبات" صفحہ پر، "سائٹ کی اجازتیں" کو منتخب کریں۔
- اس گروپ کے لیے چیک باکس کو نشان زد کریں جس کی اجازت آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔
- "اجازتیں" ٹیب سے، "صارف کی اجازتوں میں ترمیم کریں" کو منتخب کریں۔
- اجازت کی نئی سطح کے لیے ضروری چیک باکسز کو چیک کریں۔
اضافی سوالات
میں شیئرپوائنٹ پر گروپ کیسے بناؤں؟
ڈیسک ٹاپ کے ذریعے شیئرپوائنٹ گروپ بنانے کے لیے:
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
2۔ "ترتیبات" > "سائٹ کی اجازتیں" کو منتخب کریں۔
3. "اعلی درجے کی اجازتوں کی ترتیبات" کو منتخب کریں۔
4. "اجازتیں" ٹیب سے "گروپ بنائیں" کو منتخب کریں۔
5. "نام" اور "میرے بارے میں" ٹیکسٹ فیلڈز میں، SharePoint گروپ کے لیے نام اور تفصیل درج کریں۔
6. "مالک" ٹیکسٹ فیلڈ میں اس سیکیورٹی گروپ کے ایک ہی مالک کو بیان کریں۔
7. وضاحت کریں کہ "گروپ سیٹنگز" سیکشن سے گروپ کی ممبرشپ کی تفصیلات کون دیکھ اور ایڈٹ کر سکتا ہے۔
8. "ممبرشپ کی درخواستیں" سے، گروپ چھوڑنے یا اس میں شامل ہونے کی درخواستوں کے لیے سیٹنگز کا انتخاب کریں۔ آپ درخواستوں کے لیے ای میل ایڈریس بتا سکتے ہیں۔
9. "اس سائٹ کو گروپ کی اجازت دیں" سیکشن سے اجازت کی سطح کا انتخاب کریں۔
10. پھر "تخلیق کریں" کو منتخب کریں۔
میں شیئرپوائنٹ گروپ کو کیسے حذف کروں؟
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
2. "ترتیبات" گیئر آئیکن کو منتخب کریں پھر "سائٹ کی ترتیبات"۔ اگر "سائٹ کی ترتیبات" ظاہر نہیں ہوتی ہیں تو "سائٹ کی معلومات" کو منتخب کریں۔
3. پھر "سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں" کو منتخب کریں۔ کچھ صفحات پر، آپ کو "سائٹ کے مواد" > "سائٹ کی ترتیبات" کو منتخب کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
4. "صارفین اور اجازت" کے تحت "لوگ اور گروپس" کو منتخب کریں۔
5. اب شیئرپوائنٹ گروپ کا نام منتخب کریں جسے آپ حذف کرنا چاہتے ہیں۔
6۔ "ترتیبات" > "گروپ سیٹنگز" کو منتخب کریں۔
7. "حذف کریں" کو منتخب کرنے کے لیے صفحہ کے نیچے تک سکرول کریں۔
8. پھر تصدیقی ونڈو میں "ٹھیک ہے"۔
میں بیرونی اراکین کو شیئرپوائنٹ گروپ میں کیسے شامل کروں؟
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
2. اوپری دائیں کونے سے "شیئر" بٹن پر کلک کریں۔
3. پاپ اپ ونڈو سے، "لوگوں کو مدعو کریں" ڈیفالٹ ٹیب کے ذریعے، ان صارفین کے نام یا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں جنہیں آپ گروپ میں شامل کرنا چاہتے ہیں۔ یقینی بنائیں کہ "ای میل دعوت نامہ بھیجیں" چیک باکس فعال ہے۔
4. یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کے بیرونی اراکین کو مکمل اجازتیں نہیں ہیں، دو بار چیک کریں کہ کون سا گروپ اور اجازت کی سطحیں دی گئی ہیں۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، شیئرپوائنٹ "ممبرز" گروپ کو "تعاون" کی اجازتوں کے ساتھ سیٹ کرتا ہے۔
5. مکمل ہونے کے بعد، "شیئر" بٹن کو دبائیں۔
میں SharePoint پر کسی گروپ میں ممبران کو کیوں شامل نہیں کر سکتا؟
اگر آپ کو کسی گروپ میں بیرونی صارفین کو شامل کرنے کی کوشش کرتے وقت غلطی کے پیغامات موصول ہو رہے ہیں، یا صارف کے لیے اجازتیں حسب توقع کام نہیں کرتی ہیں، تو درج ذیل کو آزمائیں۔
اپنے ویب براؤزر کیش کو صاف کرنے کی کوشش کریں۔
برا ڈیٹا ذخیرہ کرنے والا براؤزر کیش شیئرپوائنٹ آن لائن سے متصادم ہو سکتا ہے اور خرابیوں کا باعث بن سکتا ہے۔ کروم کے ویب براؤزر کیش کو صاف کرنے کے لیے:
1. کروم لانچ کریں اور تین نقطوں والے مینو آئیکن پر کلک کریں پھر "ترتیبات"۔
2. سرچ بار میں "کیشے" درج کریں۔
3۔ "براؤزنگ ڈیٹا صاف کریں" کو منتخب کریں۔
4. بنیادی ٹیب سے، "کیشڈ امیجز اور فائلز" اور "کوکیز اور دیگر سائٹ ڈیٹا" کو فعال کریں۔
5. پھر "ڈیٹا صاف کریں" بٹن کو منتخب کریں۔
ہر ایک/تمام صارفین کو بیرونی مواد کی قسم تک رسائی کی اجازت دینے کی کوشش کریں۔
بیرونی مواد کی اقسام کو ہر کسی یا تمام صارفین تک رسائی کی اجازت دینے کے لیے، درج ذیل کام کریں:
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں اور "SharePoint ایڈمن سینٹر" پر جائیں۔
2۔ "محفوظ اسٹور" کو منتخب کریں۔
3. "ٹارگٹ ایپلیکیشن ID" پر کلک کریں پھر "ترمیم کریں۔"
4. "ممبرز" سیکشن سے، "Everyone" گروپ کو شامل کریں پھر "OK" پر کلک کرنے کے لیے صفحہ نیچے سکرول کریں۔
5. واپس "SharePoint ایڈمن سینٹر" پر جائیں اور "bcs" پر کلک کریں۔
6. "bcs" کے اختیارات میں سے، "BDC ماڈلز اور بیرونی مواد کی اقسام کا نظم کریں" کو منتخب کریں۔
· یقینی بنائیں کہ "دیکھیں" کو "بیرونی مواد کی اقسام" پر سیٹ کیا گیا ہے۔
7. بیرونی مواد کے لیے استعمال ہونے والے "BDC ماڈل" پر کلک کریں پھر "Set Metadata Store Permissions" پر کلک کریں۔
8. "سیٹ میٹا ڈیٹا اسٹور پرمیشنز" ڈائیلاگ باکس سے، اجازتوں کے لیے، "Everyone" کو شامل کریں پھر "Add" کو دبائیں۔
9. "میٹا ڈیٹا اسٹور" کے لیے درج موجودہ اکاؤنٹس سے "ہر ایک" گروپ پر کلک کریں۔ یقینی بنائیں کہ "Execute" آپشن فعال ہے۔
10. درج ذیل کو فعال کرنے کے لیے ڈائیلاگ باکس کو نیچے سکرول کریں:
· "تمام بی ڈی سی ماڈلز کے لیے اجازتوں کی تشہیر کریں"
· "BDC میٹا ڈیٹا اسٹور میں بیرونی نظام اور بیرونی مواد کی اقسام"
11. اب "OK" کو دبائیں۔
یقینی بنائیں کہ بیرونی اشتراک فعال ہے۔
ہو سکتا ہے بیرونی اشتراک کو SharePoint، Site، اور Office 365 پر غیر فعال کر دیا گیا ہو۔ مسئلہ حل کرنے کے لیے اسے دوبارہ فعال کرنے کی کوشش کریں:
1. "مائیکروسافٹ آن لائن ایڈمنسٹریشن سینٹر" شروع کریں۔
2. "SharePoint Online" کے نیچے "Manage" لنک پر کلک کریں۔
3. "ایڈمنسٹریشن سینٹر ونڈو" کے بائیں پین سے، "سائٹ کلیکشنز کا نظم کریں" کو منتخب کریں۔
4. "انتظامی مرکز کے ڈیش بورڈ" کے ذریعے "ترتیبات" کو منتخب کریں، پھر مینو سے "بیرونی صارفین کا نظم کریں" پر کلک کریں۔
5. تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے "اجازت دیں" کے بٹن پر پھر "محفوظ کریں" پر کلک کریں۔
شیئرپوائنٹ گروپ کو بیک وقت اجازت دینا
شیئرپوائنٹ گروپس ایک سے زیادہ لوگوں کو مواد اور سائٹس تک رسائی کی اجازت دینے کا ایک تیز اور مؤثر طریقہ پیش کرتے ہیں۔ گروپ کے اراکین کسی تنظیم کے اندرونی یا بیرونی ہو سکتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ آن لائن مائیکروسافٹ آفس سوٹ کے ساتھ مربوط ہے اور 2001 کے بعد سے پسندیدہ اشتراکی پلیٹ فارمز میں سے ایک ہے۔
اب جب کہ ہم نے آپ کو شیئرپوائنٹ گروپس میں ممبران کو شامل کرنے کا طریقہ اور گروپ مینجمنٹ کے کچھ بنیادی نکات دکھائے ہیں، ہم یہ جاننا چاہیں گے کہ کیا گروپ کے ممبران توقع کے مطابق اپنی اجازتیں استعمال کرنے کے قابل تھے؟ کیا آپ کو کوئی پریشانی ہوئی – اگر ایسا ہے تو آپ نے انہیں کیسے حل کیا؟ ذیل میں تبصروں کے سیکشن میں ہمیں بتائیں کہ عام طور پر SharePoint Online کے بارے میں آپ کیا سوچتے ہیں۔