Gmail میں ای میل کو خود بخود کیسے ترتیب دیا جائے۔

بلا شبہ، Gmail سب سے مقبول ای میل سروس ہے۔ یہ مختلف پروٹوکولز میں مواد کی مطابقت پذیری کے لیے فریق ثالث ایپس کے ساتھ بہت اچھا کام کرتا ہے۔ یہ آپ کو اپنے ای میلز کو خودکار کرنے، ان کا نظم کرنے اور ترتیب دینے کے لیے اچھے اختیارات بھی پیش کرتا ہے۔

Gmail میں ای میل کو خود بخود کیسے ترتیب دیا جائے۔

یہ سمارٹ لیبلز کے ذریعے کیا جاتا ہے جسے فولڈرز کی طرح استعمال کیا جا سکتا ہے اور کچھ پہلے سے طے شدہ لیبلز ہیں جو آنے والے پیغامات کو خود بخود ترتیب دیں۔ سچ کہا جائے، ہر چیز کو ترتیب دینے اور پروگرام کرنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے۔ تاہم، آپ کو بے ترتیبی سے پاک ان باکس ملے گا اور تمام ای میلز کو بڑی تعداد میں منتخب کرنا اور ترتیب دینا آسان ہوگا۔

اسمارٹ لیبلز کیا ہیں؟

پہلے سے طے شدہ طور پر، اسمارٹ لیبلز آنے والی ای میلز کو پانچ زمروں میں ڈالتے ہیں۔ یہاں وہ کیا ہیں:

سماجی - اس لیبل میں ڈیٹنگ سروسز، سوشل میڈیا اور دیگر میڈیا شیئرنگ ویب سائٹس کی ای میلز شامل ہیں۔

  1. تازہ ترین - آپ کی ڈیجیٹل رسیدیں، بل، تصدیقات، نیز مالیاتی بیانات اپڈیٹس کے لیبل میں ختم ہوتے ہیں۔
  2. پرائمری - وہ پیغامات جن کا تعلق کہیں اور نہیں ہے اور ذاتی ای میلز پرائمری لیبل پر جاتے ہیں۔
  3. فورمز – آن لائن بورڈز، گروپس اور فورمز کے پیغامات کے بارے میں ای میلز فورمز ٹیب میں رہتے ہیں۔
  4. پروموشنز - پریشان کن ای میل دھماکے اور مارکیٹنگ کی مہمات پروموشنز کو بھیجی جاتی ہیں۔

نوٹ: Gmail ای میلز کو لیبلز میں فلٹر کرنے میں بہت اچھا ہے جب تک کہ آپ نے انہیں فعال اور مناسب طریقے سے ترتیب دیا ہے۔ تاہم، کچھ نئی ای میلز اب بھی پرائمری ٹیب میں ختم ہو سکتی ہیں۔

اسمارٹ لیبلز کو ترتیب دینا

گوگل آپ کو یہ منتخب کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ کون سے اسمارٹ لیبلز آپ کے ان باکس میں ظاہر ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کنفیگریشن مینو وہ ہے جہاں آپ اپنے ان باکس سے پروموشنز یا سوشل کو ہٹا سکتے ہیں۔ یہ وہی ہے جو آپ کو کرنے کی ضرورت ہے۔

مرحلہ نمبر 1

سیٹنگز مینو تک رسائی کے لیے اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں Gear آئیکن پر کلک کریں۔ پھر "تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔

مرحلہ 2

اب، "ان باکس" کو منتخب کریں اور ان لیبلز کے سامنے والے باکس پر کلک کریں جو آپ اپنے ان باکس میں حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ جب تک کہ آپ کو واقعی پروموشن یا سوشل ای میلز کی ضرورت نہ ہو، بلا جھجک ہر چیز کو چیک نہ کریں۔ ایک بار ہو جانے کے بعد، تصدیق کرنے کے لیے "تبدیلیاں محفوظ کریں" پر کلک کریں اور آپ جانے کے لیے تیار ہیں۔

ای میلز کو خودکار ترتیب دینے کے لیے فلٹرز کا استعمال

ای میلز کو خودکار طریقے سے ترتیب دینے اور انہیں درست لیبل کے نیچے رکھنے کے لیے فلٹرز موجود ہیں۔ جیسا کہ اشارہ کیا گیا ہے، پہلے سے طے شدہ فلٹرز اپنے طور پر بہت اچھا کام کرتے ہیں اور آپ اپنی مرضی کے مطابق بھی سیٹ کر سکتے ہیں۔

مرحلہ نمبر 1

جی میل لانچ کریں اور سرچ بار میں چھوٹے نیچے تیر پر کلک کریں (تیر بار کے بالکل دائیں طرف ہے)۔ ایک ڈیجیٹل فارم نیچے آتا ہے اور آپ کو متعلقہ حصوں کو بھرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

مرحلہ 2

فارم کافی جامع ہے اور اس میں بھیجنے والے اور وصول کنندہ کی ای میل، موضوع، سائز، تاریخ وغیرہ شامل ہیں۔ "الفاظ شامل ہیں" فیلڈ کافی دلچسپ ہے کیونکہ یہ آپ کو ہدف والے مطلوبہ الفاظ میں داخل ہونے اور سپیم کو براہ راست ڈیجیٹل بھول جانے کی اجازت دیتا ہے۔

مرحلہ 3

ایک بار جب آپ فیلڈز کو پُر کر لیں، فلٹر بنائیں پر کلک کریں اور ایک اور پاپ اپ ونڈو ظاہر ہو جائے، پھر آپ کو "ان باکس کو چھوڑیں (اسے آرکائیو کریں)" کا انتخاب کرنا چاہیے۔ ایسا کرنے سے آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ فلٹر ای میلز آپ کے ان باکس سے بچیں اور صرف نامزد لیبل کے نیچے دکھائی دیں۔ آپ کو "بھی فلٹر لگائیں" کا انتخاب کرنا چاہیے۔ 15 مماثل گفتگو" جو پاپ اپ ونڈو کے نچلے حصے میں واقع ہے۔

مرحلہ 4

"لیبل لگائیں" کے آگے ایک ڈراپ ڈاؤن تیر ہے، اس تیر پر کلک کریں اور فلٹر شدہ ای میلز سے مماثل لیبل منتخب کریں۔

ماہر کا مشورہ: گوگل آپ کے اختیارات کو ڈیفالٹ لیبل تک محدود نہیں کرتا ہے۔ "نیا لیبل" پر کلک کریں اور ایک اپنی مرضی کے مطابق بنائیں جو آپ کی ضروریات کے مطابق ہو۔

مرحلہ 5

آخر میں، آپ دوبارہ "فلٹر بنائیں" پر کلک کرتے ہیں اور تمام فلٹر شدہ ای میلز آپ کے ان باکس سے اور لیبل میں چھلانگ لگاتے ہیں۔ یہ ان پرانی ای میلز پر بھی لاگو ہوتا ہے جو آپ نے بھیجنے والے سے حاصل کی ہیں۔ اگر آپ تمام میل کو منتخب کرتے ہیں یا اس فلٹر پر جاتے ہیں تو آپ فلٹر شدہ ای میلز کا جائزہ لے سکتے ہیں۔

اہم غور

جب آپ IMAP کے ذریعے Gmail تک رسائی کے لیے ای میل کلائنٹ کا استعمال کرتے ہیں تو فلٹر شدہ پیغامات متعلقہ فولڈرز میں ظاہر ہوتے ہیں۔ دوسری طرف، جب آپ POP Gmail استعمال کرتے ہیں تو اس کا اطلاق نہیں ہوتا ہے۔ اس بار، فلٹر شدہ پیغامات تمام نئے پیغامات کے ساتھ ظاہر ہوتے ہیں۔

فلٹرز ایکسپورٹ اور امپورٹ کرنا

ہو سکتا ہے آپ اسے نہ جانتے ہوں، لیکن گوگل آپ کو فلٹرز برآمد اور درآمد کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اگر آپ کو کسی نئے ای میل کلائنٹ پر جانے کی ضرورت ہو تو یہ ایک حقیقی زندگی بچانے والا ہو سکتا ہے۔

فلٹرز کو ایکسپورٹ کرنے کے لیے جی میل کی سیٹنگز کھولیں، "See all Settings" پر کلک کریں اور "Filters and blocked addresses" ٹیب کو منتخب کریں۔ وہ فلٹر منتخب کریں جسے آپ برآمد کرنا چاہتے ہیں اور "ایکسپورٹ" پر کلک کریں۔ آپ کو ایک .xml فائل ملے گی جس میں ٹیکسٹ ایڈیٹر کے ذریعے ترمیم کی جا سکتی ہے۔ لیکن وہاں کوئی ترمیم کرنے کی کوئی وجہ نہیں ہے کیونکہ فلٹرز کو اپ لوڈ کرنے کے بعد اسے حذف کرنا/تبدیل کرنا آسان ہے۔

فلٹرز درآمد کرنا بھی کافی آسان ہے۔ صفحہ کے نیچے جائیں اور "امپورٹ فلٹرز" پھر "فائل کا انتخاب کریں" کو منتخب کریں۔ فلٹرز کی .xml فائل تلاش کریں، اس پر کلک کریں، اور "فائل کھولیں" کو منتخب کریں۔ Gmail خود بخود کارروائی کو ختم نہیں کرتا ہے، آپ کو تصدیق کرنے کے لیے "Filters بنائیں" پر کلک کرنے کی ضرورت ہے۔

صاف چال: اہم ای میلز کو خودکار طریقے سے ترتیب دینے کا تیز ترین طریقہ ان پر ستارہ لگانا ہے۔ صرف تاریخ اور وقت کے آگے چھوٹے ستارے پر کلک کریں اور ای میلز ستارے والے حصے میں ظاہر ہوں گی۔

ڈاکیا آتا ہے۔

جب سب کچھ کہا جاتا ہے اور ہو جاتا ہے، Gmail پر خودکار ترتیب ترتیب دینے میں کچھ وقت اور محنت لگتی ہے۔ لیکن UI بدیہی، استعمال میں آسان ہے، اور آپ کو اسے صرف ایک بار کرنے کی ضرورت ہے۔

کیا آپ اپنے Gmail اکاؤنٹ تک رسائی کے لیے ای میل کلائنٹ استعمال کرتے ہیں؟ آپ کون سے حسب ضرورت لیبل بنانا چاہیں گے؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں ہمیں اپنی ترجیحات کے بارے میں مزید بتانے کے لئے آزاد محسوس کریں۔