بہت سے لوگوں کے لیے، ای میل ڈرافٹ کی کلون یا کاپی بنانا ان کے کام کا ایک ضروری حصہ ہے۔ شکر ہے، یہ ای میل ٹیمپلیٹس کا استعمال کرتے ہوئے ممکن ہے، ایک فنکشن جو پہلے سے Gmail میں بلٹ ان ہے۔
چاہے آپ استفسارات اور ادائیگیوں کے خودکار جوابات کے لیے ایک عام ای میل بنانے کی کوشش کر رہے ہوں یا اپنے ای میل کے جواب کے وقت میں صرف ایک شارٹ کٹ تلاش کر رہے ہوں، Gmail کے پاس وہی ہے جو آپ تلاش کر رہے ہیں۔ اس مضمون میں، ہم آپ کو زیادہ تر بڑے آلات پر اپنے ای میل ٹیمپلیٹس بنانا شروع کریں گے۔
ای میل ٹیمپلیٹس
ای میل ٹیمپلیٹس تمام چھوٹے کاروباری مالکان یا ان لوگوں کے لیے ایک بچتی فضل ہیں جو خود کو ایک ہی قسم کی ای میلز میں ایک جیسی باتیں کہتے ہوئے پاتے ہیں۔ جب سے میں نے اپنا کاروبار شروع کیا ہے تب سے میں نے انہیں استعمال کیا ہے اور انہوں نے کئی سالوں میں میرے سینکڑوں گھنٹے بچائے ہیں۔
ای میل ٹیمپلیٹس آپ کو مزید پیشہ ورانہ بھی بنا سکتے ہیں۔ آپ تیزی سے جواب دے سکتے ہیں اور ایک سادہ سا 'آپ کے ای میل کے لیے شکریہ، ہماری ٹیم میں سے ایک آپ سے 24 گھنٹے کے اندر براہ راست رابطہ کرے گی' ایک صارف کو قدر کی نگاہ سے دیکھ سکتا ہے۔ اس بات پر غور کرتے ہوئے کہ یہ کرنا کتنا آسان ہے، میں ان کو استعمال کرنے کی سفارش کرتا ہوں۔
پی سی پر جی میل میں ای میل ٹیمپلیٹس بنانا
Gmail ٹیمپلیٹس کو ڈبہ بند جوابات کال کرتا ہے اور آپ کو ان کو استعمال کرنے سے پہلے اس خصوصیت کو فعال کرنا ہوگا۔ ایک بار مکمل ہو جانے کے بعد، آپ جتنے چاہیں ای میل ٹیمپلیٹس بنا سکتے ہیں۔
- جی میل کھولیں اور لاگ ان کریں۔
- اب، اسکرین کے اوپری دائیں جانب ترتیبات کوگ مینو آئیکن کو منتخب کریں۔
- اگلا، پر کلک کریں تمام ترتیبات دیکھیں.
- اب، پر کلک کریں اعلی درجے کی.
- پھر، اگر یہ پہلے سے نہیں ہے، منتخب کریں فعال کے لیے ٹیمپلیٹس اور کلک کریں تبدیلیاں محفوظ کرو.
- جی میل کے دوبارہ لوڈ ہونے کے بعد، پر کلک کریں۔ تحریر.
- اپنی ٹیمپلیٹ کے لیے مطلوبہ متن ٹائپ کریں اور پھر کلک کریں۔ مزید (تین عمودی نقطے)۔
- پھر، پر کلک کریں ٹیمپلیٹس > ڈرافٹ بطور ٹیمپلیٹ محفوظ کریں > نئے سانچے کے بطور محفوظ کریں۔.
- آخر میں، اپنے ٹیمپلیٹ کو نام دیں اور منتخب کریں۔ محفوظ کریں۔.
Android پر Gmail میں ای میل ٹیمپلیٹس بنانا
پی سی کی طرح، آپ اپنے اینڈرائیڈ ڈیوائس پر ایک ٹیمپلیٹ بنا سکتے ہیں۔
- Gmail ایپ کھولیں اور پر کلک کریں۔ تحریر بٹن (+).
- اب، اپنا ای میل ٹائپ کریں اور پر کلک کریں۔ مزید بٹن (تین عمودی نقطے)۔
- منتخب کریں۔ مسودے کو بچانے کے ڈراپ ڈاؤن مینو سے۔
آئی فون پر Gmail میں ای میل ٹیمپلیٹس بنانا
آپ کو Gmail کے ساتھ کام کرنے کے لیے یا تو ای میل ٹیمپلیٹس جیسی ایپ انسٹال کرنی ہوگی یا ای میل ٹیمپلیٹس بنانے کے لیے بلٹ ان نوٹس ایپ کا استعمال کرنا ہوگا۔
- Gmail ایپ کھولیں، نیچے سکرول کریں اور پر کلک کریں۔ تحریر بٹن (کاغذ اور قلم کا آئیکن)۔
- اگر آپ نے ای میل ٹیمپلیٹس انسٹال کیے ہیں، تو بیضوی (تین افقی نقطوں) پر کلک کریں اور Insert from Templates by cloudHQ کو منتخب کریں۔
متبادل طور پر، آپ اپنی نوٹس ایپ کا استعمال کرکے ٹیمپلیٹ بنا سکتے ہیں۔
- تخلیق کردہ ای میل ٹیمپلیٹ کے اندر سے، اس کی اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں آئیکن پر کلک کریں اور Gmail ایپ کو منتخب کریں۔
- نوٹ اب ای میل کے باڈی میں لوڈ ہونا چاہیے۔
اپنا ای میل ٹیمپلیٹ استعمال کرنا
اب جب کہ آپ نے اپنا ای میل ٹیمپلیٹ بنا لیا ہے، اب اسے استعمال کرنے کا وقت آگیا ہے۔ جب آپ کو ٹیمپلیٹ کو استعمال کرنے کا پہلا موقع ملے تو یہ کریں:
- جی میل کھولیں اور پر کلک کریں۔ تحریر.
- اب، پر کلک کریں مزید.
- پھر، پر جائیں۔ ٹیمپلیٹس > ٹیمپلیٹ داخل کریں۔ اور اپنا ای میل ٹیمپلیٹ منتخب کریں۔
- اگلا، ضرورت کے مطابق ترمیم کریں اور کلک کریں۔ بھیجیں.
آپ جواب کا استعمال کرکے بھی ایسا ہی کرسکتے ہیں۔
خودکار جوابات کے لیے اپنا ای میل ٹیمپلیٹ استعمال کرنا
ای میل ٹیمپلیٹ کو ایک قدم آگے لے کر، آنے والی ای میل کے لیے خودکار جواب کے طور پر ڈبہ بند جواب کو ترتیب دینے کا طریقہ۔ آپ کو اپنا ڈبہ بند جواب عام رکھنا ہوگا لیکن یہ آرڈرز یا سوالات کو تسلیم کرنے اور اپنے کسٹمر کے ساتھ اچھے تعلقات استوار کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔
- اسکرین کے اوپری حصے میں سرچ بار میں آئیکن پر کلک کریں۔
- اب، تلاش کے لیے اپنا معیار درج کریں اور منتخب کریں۔ فلٹر بنائیں.
- اگلا، کے لیے چیک باکس پر کلک کریں۔ ٹیمپلیٹ بھیجیں۔، وہ ٹیمپلیٹ منتخب کریں جسے آپ بھیجنا چاہتے ہیں اور پھر کلک کریں۔ فلٹر بنائیں دوبارہ
اب جب بھی فلٹر کے معیار کو پورا کیا جائے گا، Gmail آپ کا ڈبہ بند جواب خود بخود بھیجے گا۔ یہ اعترافات یا اپ ڈیٹس کے لیے مثالی ہے اور اسے متعدد طریقوں سے متحرک کرنے کے لیے سیٹ کیا جا سکتا ہے۔ ان سب کو یہاں درج کرنا میرے لیے ناممکن ہے لیکن آپ اپنی ای میلز میں ایک پیٹرن کو پہچانیں گے جسے آپ استعمال کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، تمام ای میلز آپ کے '[email protected]' ای میل ایڈریس یا کسی بھی ای میل پر بھیجی جاتی ہیں جس میں لفظ 'آرڈر' ہو۔ آپ کو خیال آتا ہے۔