بہترین ای میل سائن آف، اور 15 سے بچنے کے لیے

ای میل بھیجنا ایک پیچیدہ عمل ہوسکتا ہے۔ اگر آپ کاروبار سے متعلق کوئی پیغام بھیج رہے ہیں تو آپ کو ہر ممکن حد تک احترام کرنے کی ضرورت ہوگی، اپنے بچے کے استاد کو بھیجنے کے لیے اخلاص کی ضرورت ہوتی ہے، ایک خاندان کے کسی فرد کو بھیجنے کے لیے بہت سے معاملات میں آپ چاہیں گے۔

بہترین ای میل سائن آف، اور 15 سے بچنے کے لیے

کامل ای میل کا مطلب ہے کہ آپ کا مواد مختصر ہے اور پڑھنے میں آسانی پیدا کرتا ہے۔ آپ کے سائن آف کو اس کی عکاسی کرنے کی ضرورت ہے بلکہ اپنے نقطہ کو بھی بیان کرنا ہے۔ چاہے آپ اظہار تشکر کر رہے ہوں یا جواب کی توقع کر رہے ہوں، ہم پہلے کامل پیشہ ورانہ ای میل سائن آف کا احاطہ کریں گے۔

how_to_end_an_email_-_response_Happy

پیشہ ورانہ ای میلز

جیسا کہ پہلے بیان کیا گیا ہے، آپ اپنے ای میل میں جس قسم کے سائن آف کو شامل کرتے ہیں اس پر منحصر ہے کہ آپ اسے کس کو بھیج رہے ہیں۔ تحریری مواصلت کی کسی بھی شکل کو بھیجتے وقت اپنے سامعین کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے۔ لہذا مزید اڈو کے بغیر، یہاں آپ کے پیشہ ورانہ ای میلز میں شامل کرنے کے لیے کچھ سائن آفز ہیں۔

"میں جلد آپ کی طرف سے جواب کا منتظر ہوں!"

اس قسم کا ای میل سائن آف وصول کنندہ کو بتاتا ہے کہ آپ جواب کی توقع کر رہے ہیں۔ چاہے یہ ریزیومے ہو یا سیلز پچ، دوسرے شخص کے لیے جواب دینا صرف شائستہ ہے، اور یہ آپ کے ای میل میں شامل ہے کہ آپ جواب کی توقع کر رہے ہیں۔ آپ اسے بدل کر یہ کہہ سکتے ہیں کہ "میں آپ کے ساتھ مزید بات کرنے کے موقع کا منتظر ہوں"۔

"آپ کا قیمتی وقت بہت قابل تعریف ہے"

اگر آپ کا وصول کنندہ کام پر ہے تو امکان ہے کہ ان کے پاس زیادہ وقت نہیں ہے اور وہ بہت زیادہ ای میلز وصول کرتے ہیں۔ اس سائن آف کو شامل کرنا حقیقی شکریہ ادا کرنے کا ایک طریقہ ہے جو شائستہ جواب کی ضمانت دیتا ہے۔

"بے حد شکر گزار!"

ای میل کو ختم کرنے کا ایک زبردست طریقہ ہے کیونکہ یہ شائستہ اور پیشہ ور ہے۔ کچھ لوگ سوچ سکتے ہیں کہ یہ قدرے پرانے زمانے کا ہے لیکن یہ سادہ اور اس حد تک ہے جو ای میلز کے لیے بہترین ہے۔

سے بچنے کے لیے سائن آف

ان میں سے کچھ مخصوص حالات میں قابل قبول ہیں لیکن زیادہ تر کی سفارش رسمی یا پیشہ ورانہ ای میلز کے لیے نہیں کی جاتی ہے۔

1. شکریہ

"شکریہ" اور اس ٹینجنٹ کے ساتھ متغیرات ("دوبارہ شکریہ،" "شکریہ!" "بہت بہت شکریہ" اور اسی طرح) سب کچھ تھوڑا سا غیر سنجیدہ ہیں۔ نہ صرف ہم سب ای میلز کو اپنے سر میں تھوڑا سا طنزیہ لہجے کے ساتھ پڑھتے ہیں، لیکن اگر آپ کسی سے کچھ مانگنے کے لیے ای میل کر رہے ہیں - بجائے اس کے کہ حقیقی طور پر شکریہ ادا کریں - تو یہ قدرے ناگوار ہے۔ اجتناب کریں۔

2. مخلص

جب کہ آپ کو ہمیشہ ایک خط - اور اس طرح ایک ای میل - کو خلوص کے ساتھ ختم کرنا سکھایا گیا ہو گا، ایسا نہ کریں۔ اگر آپ اپنا ای میل "پیارے" کے ساتھ شروع کر رہے ہیں، تو آپ "مخلص" کے ساتھ مکمل کرنے سے بچ سکتے ہیں، لیکن دوسری صورت میں، گریز کریں - یہاں تک کہ کچھ رسمی ایپلی کیشنز میں بھی۔

3. جلد ہی

"جلد بات کریں،" "جلد ہی آپ سے بات کریں"، یا اس سے بھی زیادہ جلد" - کسی بھی چیز کے ساتھ قرض دینا "جلد" عام طور پر آپ کو اس شخص سے دوبارہ بات کرنے کا پابند کرتا ہے۔ اگر آپ فالو اپ ای میل بھیجنا چاہتے ہیں یا ذاتی طور پر کسی سے ملنا چاہتے ہیں تو ٹھیک ہے۔ کم جرمانہ اگر آپ ان کے ساتھ بات کرنے کی کوشش کرنے کا ارادہ نہیں رکھتے۔ ایک آرام دہ اور پرسکون جواب کے دوران، یہ غیر جانبدار کے طور پر سامنے آسکتا ہے.

4. آپ کا نام

صرف سائن آف کرکے ای میل کو ختم کرنا کافی ٹھنڈا اور اچانک دیکھا جاتا ہے۔ جب تک کہ یہ کسی ای میل کا حتمی جواب نہ ہو جہاں آپ نے ایک سوال کا جواب دیا ہو اور جواب موصول ہوا ہو، یہ "میں نے آپ سے بات کر لی ہے" کے علاوہ کوئی پیغام نہیں دیا ہوگا۔ لہذا، صرف اپنے دستخط چھوڑنے سے گریز کرنا بہتر ہے۔

5. آپ کا ابتدائی

اپنے ابتدائی نام یا ابتدائی نام کے ساتھ دستخط کرنا اپنا پورا نام لکھنے سے کہیں زیادہ دوستانہ ہے، لیکن یہ اب بھی اتنا ہی اچانک ہے۔ یہ لوگوں کو نسبتاً اندھیرے میں بھی چھوڑ دیتا ہے کہ آپ کون ہیں، اس لیے واقعی صرف اس صورت میں بہترین استعمال کیا جاتا ہے جب آپ کسی ایسے شخص سے بات کر رہے ہوں جسے آپ پہلے سے اچھی طرح جانتے ہوں۔

6. کچھ نہیں۔

حیرت انگیز طور پر، کسی بھی چیز کے بغیر کسی ای میل کو ختم کرنا بالکل ٹھیک ہے، لیکن آپ اپنی پہلی ای میل میں ایسا نہیں کر سکتے۔ ہمیشہ اپنے ای میل کو پہلے ختم کریں اور، جیسے ہی مزید ای میلز یکے بعد دیگرے بھیجے جاتے ہیں، آپ رسمی کارروائیوں کو چھوڑ سکتے ہیں۔

how_to_end_an_email_apple_watch

7. احترام کے ساتھ

سخت اور فرسودہ۔ اسے صرف اس صورت میں سامنے لائیں جب آپ کسی سرکاری اہلکار یا پادریوں میں سے کسی کو "احترام کے ساتھ آپ کا" کے طور پر ای میل کر رہے ہوں تو اس صورتحال میں معیار قریب تر ہے۔

8. XX [بوسے]

جب تک کہ یہ خاندانی رکن یا قریبی دوست نہ ہو، آپ کو ایسا نہیں کرنا چاہیے۔ کچھ آرام دہ اور پرسکون کام کے تعلقات کو یہ قابل قبول لگتا ہے، لیکن یہ واقعی صرف وہی چیز ہے جو آپ کسی ایسے شخص کے ساتھ کرتے ہیں جسے آپ پہلے سے جانتے ہیں کہ آپ ایسا کر سکتے ہیں۔ اسے نیلے رنگ میں سے کسی پر نہ چڑھائیں، یہ ڈراونا ہے۔

9. بہترین

یہ جواب "سب سے بہترین" اور "نیک خواہشات" کے ساتھ ہے، اگر آپ شائستہ لیکن غیر رسمی ہیں تو اس کے ساتھ جانے کے لیے نسبتاً محفوظ اختتام ہے۔ آپ جتنے زیادہ الفاظ شامل کریں گے، "نیک خواہشات" یا "سب سے بہترین" مثال کے طور پر، جذبات اتنا ہی زیادہ رسمی ہوتا جائے گا۔ کچھ لوگ محسوس کرتے ہیں کہ "بہترین" اور اس کی مختلف حالتیں بہت مؤثر ہو سکتی ہیں، لیکن زیادہ تر حصے کے لیے، یہ آپ کی اچھی خدمت کرنی چاہیے۔

10. آپ کا

"آپ کا"، اور اس کی مختلف قسمیں ("آپ کا سچا"، "آپ کا وفادار" اور اسی طرح) سپیکٹرم کے زیادہ رسمی سرے پر بیٹھتے ہیں۔ جیسا کہ "بہترین" کے ساتھ، آپ جتنے زیادہ الفاظ شامل کریں گے، یہ اتنا ہی زیادہ رسمی ہو جائے گا۔ "آپ کی" میں ایک اور پیچیدگی ہے، اگرچہ: بہت سے لوگوں کو حیرت ہوتی ہے کہ جب آپ "آپ کا" کہتے ہیں تو آپ بالکل کیا پیش کر رہے ہیں، اور "آپ کی وفاداری" کسی ناقابل یقین حد تک رسمی بات کی طرف اشارہ کرتی ہے جیسے کہ آنے والی شادی کی تجویز۔ اجتناب کریں۔

11. "آپ کا دوست"

آئی فون، آئی پیڈ اور اینڈرائیڈ 6 پر 8 بہترین کاروباری ایپس سے متعلق دیکھیں اپنے آپ کو زیادہ پیداواری بنانے کے لیے سائنس سے تعاون یافتہ طریقے

یہ بہت سے لوگوں کو تقسیم کر سکتا ہے۔ یہ تھوڑا بہت رسمی ہے اور کچھ لوگوں کے لیے "مخلصانہ" کے قریب بیٹھا ہے۔ تاہم، کچھ لوگ اسے قابل گزر کے طور پر دیکھتے ہیں، عام طور پر نوجوان نسلیں کیونکہ ہم بہرحال اپنے بیشتر ساتھیوں کے ساتھ دوستی کرتے ہیں۔ ہم "آپ کے دوست" کو کبھی بھی کسی پرانے ساتھی کارکن یا کسی ایسے شخص کو بھیجنے کی سفارش نہیں کرتے ہیں جو اتھارٹی کے عہدے پر ہو۔

12. بہت شکریہ!

یہ نہ صرف غیر پیشہ ورانہ ہے، بلکہ اس میں گرامر کی بھی کمی ہے۔ آپ کے وصول کنندہ پر منحصر ہے کہ یہ بالکل ٹھیک ہوسکتا ہے (اگر مثال کے طور پر یہ آپ کی IT سپورٹ ٹیم کو آپ کا مسئلہ حل کرنے کے بعد آخری ای میل ہے)۔

14. خوش آمدید

صرف اس صورت میں قابل قبول ہے جب آپ برطانوی ہیں، بصورت دیگر یہ تھوڑا سا سرپرست معلوم ہوتا ہے۔ یہی بات "ٹا" کے ساتھ بھی کہی جا سکتی ہے، لیکن "چیئرز" عام طور پر ایک پسندیدہ ردعمل ہے جو کہ خوشگوار بھی ہے اور - ہمارے لیے برطانویوں کے لیے - "شکریہ" اور مزید رسمی ای میل سائن آف کے بجائے بالکل قابل قبول ہے۔

15. ہمیشہ کی طرح

ای میل کو ختم کرنے کا عام طور پر پسندیدہ طریقہ "ہمیشہ کی طرح" ہے۔ یہ ابتدائی رابطے کے لیے ایک مثالی فنشر نہیں ہوسکتا ہے، لیکن یہ کسی ایسے شخص کو جواب دینے کے لیے بہت اچھا ہے جس سے آپ اکثر ای میل پر بات کرتے ہیں۔ اس میں پڑھنے کے لیے کوئی توقعات، مفہوم یا لہجہ نہیں ہے۔ یہ صرف آپ کے بطور سائن آف کرنا ہے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

ایسے اوقات ہوتے ہیں جب کامل ای میل آپ کی زندگی کے اگلے مرحلے پر بہت اچھا اثر ڈال سکتی ہے۔ یہاں ای میل سائن آف کے بارے میں کچھ اور سوالات ہیں جو آپ کو کامل ای میل بھیجنے میں مدد فراہم کرتا ہے۔

کیا ای میل سائن آف واقعی ایک بڑی بات ہے؟

یہ سب اس سیاق و سباق پر منحصر ہے جس میں آپ ای میل بھیج رہے ہیں۔ اگر آپ کسی ساتھی کارکن کو ای میل کے ذریعے میمو یا ہم جماعت کو کچھ کلاس نوٹس بھیج رہے ہیں، تو یہ شاید اتنی بڑی بات نہیں ہے۔ تاہم، غلط ای میل سائن آف غلط پیغام بھیج سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ایسے شخص کو 'ہاں، شکریہ' بھیجتے ہیں جو آپ کی مدد کرنے کی کوشش کر رہا ہے، تو یہ بدتمیزی یا طنزیہ ہو سکتا ہے۔

بدقسمتی سے، متن پر مبنی مواصلات میں سیاق و سباق کی کمی ہے جس کا مطلب ہے کہ آپ کے وصول کنندہ کے لیے غلط خیال حاصل کرنا آسان ہے۔ لہذا، ہوشیار رہیں کہ آپ کا قاری اس پیغام کو کیسے لے گا جسے آپ بھیج رہے ہیں کیونکہ، ہاں، آپ کا قاری آپ کا سائن آف دیکھے گا۔

کیا مجھے ایک دستخط شامل کرنا چاہئے؟

بالکل! آپ کے نام، رابطے کی معلومات، اور کمپنی کی فہرست بنانا آپ کے وصول کنندہ کے لیے مستقبل میں آپ کو جواب دینا بہت آسان بنا دیتا ہے۔ ذکر کرنے کی ضرورت نہیں، ایک دستخط بڑے پیمانے پر کسی ایسے شخص کی علامت کے طور پر قبول کیا جاتا ہے جو سمجھتا ہے کہ ای میل مواصلات کیسے کام کرتے ہیں۔

اسے زیادہ مت سوچیں۔

اگر آپ نے کبھی کوئی اہم ای میل پڑھا ہے اور اسے بھیجنے سے پہلے اسے دوبارہ پڑھا ہے، تو یہ سیکشن آپ پر لاگو ہوتا ہے۔

یقیناً، اس بات پر غور کرنا فطری ہے کہ آپ ای میل کس کو اور کیوں بھیج رہے ہیں۔ اگر یہ سیلز ای میل ہے، تو بہتر ہے کہ مثبت سائن آف چھوڑ دیں جو جواب کی حوصلہ افزائی بھی کرے۔ "میں آپ کے ساتھ مزید بات کرنے کا منتظر ہوں" جیسا کچھ یہاں مثالی ہے۔ لیکن، مثال کے طور پر تعزیتی ای میل میں یہ جملہ اچھا کام نہیں کرے گا۔

اگرچہ ایک اہم ای میل بھیجنا خوفزدہ ہو سکتا ہے، زیادہ تر لوگ عام طور پر اپنی ای میلز کو سکیم کرتے ہیں اور آپ کے سائن آف پر آپ کا زیادہ فیصلہ نہیں کریں گے۔