آسن دنیا میں تعاون کے سب سے زیادہ استعمال ہونے والے ٹولز میں سے ایک ہے۔ لاکھوں کلائنٹس کے ساتھ، یہ پیداواری صلاحیت کے ہر شوقین کے لیے بہترین ہے۔ مزید برآں، اس میں چھوٹے منصوبوں اور کاموں کے ساتھ ساتھ بڑی کمپنی کے منصوبوں کے ساتھ اچھی طرح کام کرنے کے لیے کافی لچک اور ٹولز موجود ہیں۔ آسنا ٹیم صارفین کو پروجیکٹ مینجمنٹ کی مفید خصوصیات جیسے ٹائم لائن اور لسٹ ویو فراہم کرنے کے لیے ہر سال نئی خصوصیات تیار اور جاری کرتی ہے۔
اس آرٹیکل میں، ہم آپ کو آسن میں ٹیگز استعمال کرنے کے بارے میں جاننے کے لیے درکار ہر چیز کا احاطہ کریں گے۔ ہم یہ بھی بیان کریں گے کہ کس طرح تبصرے شامل کیے جائیں، بار بار چلنے والے کاموں کا نظم کریں، اور تمام ٹیگز دیکھیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کے پروجیکٹس کو بروقت نمٹایا جائے۔
آسن میں ٹیگز کیسے شامل کریں۔
ٹیگز ایک کارآمد ٹول ہیں جو کسی بھی پروجیکٹ یا ٹاسک کو کنٹرول کی ایک اضافی سطح فراہم کرتا ہے۔ آپ انہیں اپنے پروجیکٹ کی پیشرفت کی پیروی کرنے یا اس کے مطابق ان کی درجہ بندی کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ مزید برآں، آپ ہر پروجیکٹ کے تمام ٹیگز دیکھ سکتے ہیں، اور جب آپ کسی ٹیگ پر کلک کرتے ہیں، تو آپ اس سے وابستہ تمام کام دیکھ سکتے ہیں۔
یہاں یہ ہے کہ آپ آسن کے کسی بھی کام میں ٹیگ کیسے شامل کرسکتے ہیں:
- آسن کھولیں۔
- اس پروجیکٹ پر جائیں جس پر آپ کام کر رہے ہیں۔
- اوپری دائیں کونے میں تھری ڈاٹ آئیکون پر کلک کریں۔
- "ٹیگز شامل کریں" پر کلک کریں۔
اگر آپ جلدی میں ہیں اور مخصوص کاموں کی تلاش میں ہیں، تو "Tab + T" شارٹ کٹ دبانے کی کوشش کریں، اور آپ کو فوری طور پر اپنے پروجیکٹ سے وابستہ تمام ٹیگز نظر آئیں گے اور تمام صحیح معلومات مل جائیں گی۔ ایک اور زبردست خصوصیت یہ ہے کہ آپ اپنے ٹیگز میں رنگ شامل کر سکتے ہیں اور انہیں اور بھی تیزی سے پہچان سکتے ہیں۔ اگر کوئی تاخیر یا غیر متوقع مسئلہ ہو تو آپ منظور شدہ یا سرخ چیز کے لیے سبز استعمال کر سکتے ہیں۔
آسن میں تمام ٹیگز کیسے دیکھیں
فی الحال، آسن میں آپ کے تمام ٹیگز تک رسائی ممکن نہیں ہے۔ تاہم، آپ سائڈبار میں سب سے زیادہ استعمال شدہ ٹیگز دیکھ سکتے ہیں اور اپنی ضرورت کے ٹیگز تلاش کر سکتے ہیں، یا آپ نے حال ہی میں استعمال کیا ہے۔ اگر آپ کی تنظیم میں ایک سو سے زیادہ ٹیگز ہیں، تو شاید بہتر ہو گا کہ API یا API ایکسپلورر کو تلاش کرنے کے لیے استعمال کریں۔ اس میں آپ کا تھوڑا سا وقت لگے گا کیونکہ یہ کوئی آسان عمل نہیں ہے، لیکن آخرکار آپ کو اپنے تمام ٹیگز دیکھنے کو ملیں گے۔
یہاں کچھ چیزیں ہیں جو آپ کر سکتے ہیں:
- جب آپ ٹیگ پر کلک کرتے ہیں، تو آپ کو اس ٹیگ کے ساتھ نشان زد تمام کام نظر آئیں گے۔
- آپ ٹیگ کا رنگ تبدیل کر سکتے ہیں اور جب بھی ضروری ہو اس کا نام تبدیل کر سکتے ہیں۔
- جب آپ ٹیگ کا نام ٹائپ کرنا شروع کرتے ہیں، تو آپ کو ان میں سے بہت سے ایک تجویز کے طور پر نظر آئیں گے۔
آسن میں بار بار چلنے والا کام کیسے شامل کریں۔
ہر ٹیم کے پاس بار بار چلنے والے کام ہوتے ہیں کیونکہ یہ سب کو یاد دلانے کا بہترین طریقہ ہے کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے۔ آسن میں، ہر بار جب آپ پچھلا کام ختم کرتے ہیں تو بار بار چلنے والے کام اپنے آپ کو ایک مختلف مقررہ تاریخ کے ساتھ ایک نئے کام میں نقل کرتے ہیں۔ ذہن میں رکھیں کہ اگر آپ کسی بڑے کام کو دہرانے کے لیے سیٹ کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو اسے منسلک چھوٹے ذیلی کاموں کے ساتھ نہ کریں، کیونکہ وہ ڈپلیکیٹ ہونے لگیں گے اور آپ کے کیلنڈر میں ان میں سے بہت زیادہ ہوں گے۔
یہاں یہ ہے کہ آپ کسی بھی کام کو بار بار چلنے والے کام میں کیسے تبدیل کر سکتے ہیں:
- آسن میں ٹاسک کھولیں۔
- "مقررہ تاریخ" سیکشن پر ٹیپ کریں۔
- کیلنڈر کے تحت، آپ کو "دوہرانے کے اختیار پر سیٹ کریں" نظر آئے گا۔
- اس پر کلک کریں اور "ہو گیا" پر کلک کریں۔
آپ یہ بھی ایڈجسٹ کر سکتے ہیں کہ آپ اپنے اعادی کام کو کتنی بار دکھانا چاہتے ہیں، چاہے یہ ہفتہ وار، ماہانہ، یا مخصوص وقفہ دہرائے۔ یہ تمام اختیارات آپ کے لیے ہر بار بار چلنے والے کام کے لیے وقت اور تاریخ بتانے کے لیے "مقررہ تاریخ" سیکشن میں موجود ہیں۔
جب آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا کام ہفتے کے دوران دہرایا جائے، تو آپ کو "ہفتہ وار" کا اختیار منتخب کرنا ہوگا اور دنوں کو نشان زد کرنا ہوگا۔ اگر آپ کو سہ ماہی ٹاسک کو دہرانے کی ضرورت ہے، تو اسے "ماہانہ" دہرانے کے لیے سیٹ کریں اور اسے ہر تین ماہ بعد دہرائیں۔ اگر یہ ایک ایسا کام ہے جو آپ کو سال میں دو بار کرنا پڑے گا، تو "ماہانہ" کا اختیار استعمال کریں، اور چھ ماہ کی تکرار کو منتخب کریں۔ جب آپ ٹاسک کو ہٹانا چاہتے ہیں، تو دہرانے والے حصے میں "کبھی نہیں" کا انتخاب کریں، اور کام دہرانا بند ہو جائے گا۔
آسن میں نیا ٹیگ کیسے شامل کریں۔
آسن میں ہر پروجیکٹ یا فعال کام کے لیے ٹیگز ضروری ہیں۔ وہ اسائنمنٹس پر لیبل لگاتے ہیں جبکہ ہر کسی کو اپنی پیشرفت پر نظر رکھنے کی اجازت دیتے ہیں۔ ہر ٹیگ کے دو اہم عناصر کلیدی لفظ اور رنگ ہیں۔
ایک کلیدی لفظ آپ کو اپنے تمام کاموں کی درجہ بندی کرنے میں مدد کرسکتا ہے اور آپ کو تلاش کے الفاظ دے سکتا ہے جب بھی آپ کو مخصوص کاموں کو تلاش کرنے کی ضرورت ہو آپ ٹائپ کرسکتے ہیں۔ جب رنگ کی بات آتی ہے، تو یہ بصری تلاش کے عنصر کے طور پر کام کر سکتا ہے۔ ٹیگز کا استعمال اس وقت آسان ہوتا ہے جب آپ کی ٹیم انہیں پہلے ہی بنا چکی ہو۔ تاہم، جب آپ کو شروع سے شروع کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، اس وقت چیزیں قدرے پیچیدہ ہوسکتی ہیں، کیونکہ آپ کو ایک مکمل نظام بنانا ہوگا۔
نیا ٹیگ بنانے کا طریقہ یہاں ہے:
- کوئی کام یا پروجیکٹ کھولیں۔
- موجودہ ٹیگ کے آگے، آپ کو "+" کا نشان نظر آئے گا۔
- نئے ٹیگ کا نام ٹائپ کریں۔
- اس پر تھپتھپائیں، اور ڈراپ ڈاؤن مینو کے نچلے حصے پر، آپ کو "(ٹائپ کردہ ٹیگ کا نام) کے لیے ٹیگ بنائیں" نظر آئے گا۔
جب بھی آپ نیا ٹیگ ٹائپ کرنا شروع کریں گے، آپ دیکھیں گے کہ آپ کو ایک جیسے ٹیگ کے تمام نام ملیں گے۔ اس طرح آپ کو کسی مخصوص کی نشاندہی کرنے کی کوشش میں زیادہ وقت نہیں گزارنا پڑے گا۔ اگر آپ نے ایک نیا ٹیگ بنایا اور محسوس کیا کہ اس میں ٹائپنگ کی غلطی ہے، تو آپ اسے جلدی سے حذف کر کے درست کر سکتے ہیں۔ یہاں یہ ہے کہ آپ ٹیگ کو کیسے حذف کر سکتے ہیں:
- آسن میں اپنا کام کھولیں۔
- پروجیکٹ کے نام کے آگے تیر والے آئیکن پر ٹیپ کریں۔
- "ٹیگ حذف کریں" پر ٹیپ کریں۔
جب آپ ٹیگ کو حذف کرتے ہیں، تو تمام ٹیگ پیروکاروں کو حذف کرنے کے بارے میں مطلع کرنے کے لیے ایک ای میل موصول ہوگی۔ اگر آپ نے ٹیگ ID کے ساتھ غلطی سے کوئی ٹیگ حذف کر دیا ہے، تو آپ Asana ٹیم سے رابطہ کرنے کے بعد اسے بحال کر سکتے ہیں۔ ڈراپ ڈاؤن مینو سے، آپ ٹیگ کے یو آر ایل کو بھی شیئر کر سکتے ہیں، اسے اپنے کیلنڈر سے ہم آہنگ کر سکتے ہیں اور رنگ شامل کر سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ جیسے ہی وہ ہاتھ میں کام کھولیں گے ہر کسی کو اس کا نوٹس ملے گا۔
آسن میں تبصرے کیسے شامل کریں۔
آسنا نے جو نئی خصوصیات متعارف کروائی ہیں ان میں سے ایک تبصرے ہیں۔ وہ کام کے بارے میں اضافی معلومات فراہم کر سکتے ہیں جبکہ ساتھیوں کو سوالات پوچھنے اور ہر ایک کے ردعمل دیکھنے کی اجازت دیتے ہیں۔ اس کے علاوہ، مواصلات کا یہ طریقہ ہر ایک کو فوری جوابات حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
اگر آپ کوئی تبصرہ شامل کرنا چاہتے ہیں تو اپنا کرسر کمنٹ کے خانے میں لائیں اور اسے ٹائپ کریں۔ ایک بار جب آپ کام کر لیں تو، "تبصرہ" پر کلک کریں اور ہر کوئی اسے دیکھ سکے گا۔
اگر آپ اپنا تبصرہ لکھتے ہیں اور اسے پوسٹ کرنا بھول جاتے ہیں، تو یہ خود بخود ایک مسودہ بن جاتا ہے تاکہ آپ اسے دوسری بار استعمال کر سکیں۔ آپ اپنا تبصرہ جلدی سے ٹائپ کرنا شروع کرنے کے لیے "Tab + C" کمانڈ بھی استعمال کر سکتے ہیں۔
آسن میں ٹیگ کا نام تبدیل کرنے کا طریقہ
جب آپ بہت سے ٹیگز استعمال کر رہے ہوتے ہیں، تو ٹیم کے تمام اراکین کو نام دیتے وقت ایک ہی صفحہ پر ہونا ضروری ہے۔ اس لیے آپ کو ان میں سے کچھ کا نام تبدیل کرنا پڑ سکتا ہے جب تک کہ آپ یہ نہ دیکھ لیں کہ آپ کی ٹیموں کے لیے کیا بہتر کام کرتا ہے۔ اگر آپ کو کسی وجہ سے کسی نئے ٹیگ کا نام تبدیل کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:
- آسن کھولیں۔
- ٹاسک پر جائیں اور ٹیگ آئیکن پر کلک کریں۔
- پروجیکٹ کے نام کے آگے تیر پر کلک کریں۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو سے، "ٹیگ کا نام تبدیل کریں" کو منتخب کریں۔
ڈپلیکیٹ ٹیگ بنانے سے گریز کرنے کی کوشش کریں کیونکہ ہر ٹیم کے پاس ٹیگ استعمال کرنے اور نام دینے کا اپنا منفرد طریقہ ہوتا ہے۔ کبھی کبھی، آپ دیکھیں گے کہ ٹیگز کے نام ملتے جلتے ہیں لیکن الگ الگ رنگ استعمال کرتے ہیں، یہی وجہ ہے کہ آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ بالکل فعال عنوان کا نام تبدیل نہ کریں۔
اضافی سوالات
آسن میں ٹیگز استعمال کرنے کا بہترین طریقہ کیا ہے؟
آسن میں ٹیگ استعمال کرنے کے بہت سے طریقے ہیں۔ بہت سے صارفین کے لیے بہترین میں سے ایک کام کیلنڈر کو ترتیب دینا ہے۔ اس طرح، آپ ایک ہفتے یا ایک مہینے تک ہر کام کا ٹریک رکھنے کے لیے ٹیگ استعمال کر سکتے ہیں۔ اور رنگوں کی پیروی کرکے، آپ دیکھ سکتے ہیں کہ پروجیکٹ کے ساتھ کیا ہو رہا ہے۔ یہ کسی بھی قسم کے مواد کے نظم و نسق کے ساتھ کام کرنے کا ایک شاندار طریقہ ہے، اور یہ اس کی افادیت کو ثابت کرے گا جب بات ایسے منصوبوں کی ہو جس میں بہت سے چھوٹے کام ہوتے ہیں۔
آسن میں ٹیگز استعمال کرنے کا ایک اور بہترین طریقہ یہ ہے کہ آپ اپنی ترجیحات اور ڈیلیور ایبلز کی نشاندہی کریں۔ تفصیلی درجہ بندی کے بغیر، تمام کام یکساں طور پر اہم معلوم ہوں گے، اور اہم کاموں کو ترجیح نہیں ملے گی۔ ٹیگز کا استعمال کرتے ہوئے، آپ ہر کام کو اس کی کلیدی ڈیلیوری ایبل سے جوڑ سکتے ہیں تاکہ پوری ٹیم کو معلوم ہو کہ کیا ضروری ہے اور کیا نہیں۔
پروڈکٹ کے بیک لاگ سے نمٹنے والی ہر ٹیم کے لیے، یہ ضروری ہے کہ ایک ایسا نظام موجود ہو جہاں ہر رپورٹ، درخواست، یا کام کا ایک مخصوص رنگ کا ٹیگ ہو۔ اس کے بغیر، پراجیکٹس تیزی سے گڑبڑ ہو سکتے ہیں اور چیزوں کو ترتیب دینے میں آپ کا کافی وقت لگے گا۔
کیا ٹیگز اور کسٹم فیلڈز ایک جیسے ہیں؟
نہیں، کیونکہ وہ کسی پروجیکٹ یا کام کے اندر مختلف مقاصد کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔ ٹیگز فنکشنز کو نشان زد کرنے اور ان کی اہمیت یا پروجیکٹ کے حصے کے مطابق گروپ بندی کے لیے ہیں۔
حسب ضرورت فیلڈز کا استعمال اس وقت کیا جاتا ہے جب ایک ہی پروجیکٹ پر کام کرنے والے لوگوں کے درمیان ڈیٹا شیئر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے یا جب آپ کو متعدد پروجیکٹس میں انفرادی معلومات کو ٹریک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
ٹیگ کریں، اور بس!
آسنا ایک کارآمد پروڈکٹیوٹی مینجمنٹ ایپلی کیشن ہے جس نے ٹیموں کے کام کرنے کے طریقے کو بڑھانے کے لیے کئی ٹولز تیار کیے ہیں۔ ٹیگز اور تبصروں کا استعمال کرتے ہوئے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ ہر کوئی آپ کے پروڈکٹ کو کامیاب بنانے کے لیے اپنی پوری کوشش کر رہا ہے جب تک کہ آپ ابھی بھی کنٹرول میں ہوں۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں ٹیگز خود کو سب سے زیادہ کارآمد ثابت کرتے ہیں۔
اب جب کہ آپ اس بارے میں مزید جان چکے ہیں کہ ٹیگز کیسے کام کرتے ہیں اور انہیں اپنے پروجیکٹس میں کیسے شامل کیا جائے، آپ آسن کو اس کا بھرپور استعمال کر سکیں گے۔ ٹیگز استعمال کرنے کے بارے میں آپ کے تجربات کیا ہیں؟ کیا آپ نے کبھی نیا بنایا ہے؟
ذیل میں تبصروں میں ہمیں مزید بتائیں۔