ٹیم مینجمنٹ ایپس تنظیم کے حوالے سے ٹیم میں شامل ہر کسی کو ایک ہی صفحہ پر رکھنے کے لیے بہترین ہیں۔ آسنا کے ساتھ، مینیجرز کاموں کو مؤثر طریقے سے تقسیم کر سکتے ہیں اور مہمان اراکین کو معاون ٹیموں میں شامل کر سکتے ہیں تاکہ ان کے اہم منصوبوں کے لیے اضافی افرادی قوت فراہم کی جا سکے۔
چاہے آپ کسی ٹیم کی قیادت کر رہے ہوں یا آپ صرف ایک رکن ہیں، ہم آپ کو پراجیکٹ مینجمنٹ میں مہارت حاصل کرنے اور آسنا میں اپنی تنظیم یا ٹیم میں مہمانوں کو شامل کرنے کے بارے میں سب کچھ بتائیں گے۔ مزید جاننے کے لیے پڑھیں۔
آسن میں مہمانوں کو کیسے شامل کریں۔
آسنا کمپنیوں کو نئے اراکین شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے، چاہے ان کے پاس ای میل ڈومین نہ ہو۔ یہ خصوصیت مخصوص کاموں میں نئے ساتھیوں کو شامل کرنے یا آپ کی پیشرفت کی پیروی کرنے کے لیے صارفین کو شامل کرنے کے لیے مفید ہے۔ مہمان کی حیثیت تنظیم کے ڈومین والے ای میل کے بغیر کسی کو بھی تنظیم کا مہمان بننے کی اجازت دیتی ہے۔
آسن میں تنظیموں کے منتظمین وہ لوگ ہیں جو مہمانوں کو مدعو کرنے اور شامل کرنے کے مجاز ہیں۔ وہ یہ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ کون نئے اراکین کو شامل کر سکتا ہے اس کا انتخاب کر کے کہ آیا صرف منتظمین، تنظیم کے اراکین، یا ہر کوئی نئے لوگوں کو ٹیم میں مدعو کر سکتا ہے۔
ایڈمن کنسول سے مہمانوں کو مدعو کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- آسن کھولیں اور اوپری دائیں کونے میں "ممبرز" بٹن پر کلک کریں۔
- "ممبران کو مدعو کریں" کے بٹن پر ٹیپ کریں۔
- اس شخص کا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں جسے آپ مدعو کرنا چاہتے ہیں۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو سے، وہ پروجیکٹ منتخب کریں جس کے لیے آپ انہیں تفویض کرنا چاہتے ہیں۔
- "بھیجیں" پر کلک کرکے تصدیق کریں۔
کسی کو پروجیکٹ میں شامل ہونے کے لیے مدعو کرنے کے اقدامات یہ ہیں:
- آسن اور پروجیکٹ کھولیں جہاں آپ نئے مہمانوں کو مدعو کرنا چاہتے ہیں۔
- "ممبرز" آئیکون پر کلک کریں، اور اس سے "شیئر پروجیکٹ" ونڈو کھل جائے گی۔
- آپ ٹیم کے نئے اراکین یا مہمانوں کو ان کا نام یا ای میل ایڈریس لکھ کر مدعو کر سکتے ہیں۔
لوگوں کو اپنی تنظیم میں کیسے مدعو کریں۔
اپنے پروجیکٹس میں نئے ممبران یا مہمانوں کو مدعو کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ انہیں اشتراک کے قابل دعوتی لنک بھیجیں۔ آسنا کے صارفین ان لنکس کو بہت سے چینلز جیسے سلیک، مائیکروسافٹ ٹیمز، ای میل، یا ٹیکسٹ میسج کے ذریعے بھی شیئر کر سکتے ہیں۔ نئے اراکین کو مدعو کرنے کے لیے قابل اشتراک لنکس بہترین ہیں، اور ای میل مہمانوں کے لیے بہترین ہے۔
اگر آپ کسی کو کسی پروجیکٹ میں مدعو کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:
- آسن کھولیں۔
- بائیں سائڈبار پر، وہ پروجیکٹ تلاش کریں جس کا آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
- اوپری دائیں کونے میں واقع "شیئر" بٹن پر کلک کریں۔
- منتخب کریں کہ آیا آپ کسی کو ای میل کے ذریعے مدعو کرنا چاہتے ہیں یا قابل اشتراک لنک۔
- پروجیکٹ کا اشتراک کرنے کے لیے لنک کاپی کریں۔
اگر آپ کسی کو ٹیم میں مدعو کرنا چاہتے ہیں، تو آپ اسے کیسے کر سکتے ہیں:
- آسن کھولیں۔
- اپنی ٹیم کے نام پر کلک کریں۔
- "مدعو کریں" کے بٹن پر ٹیپ کریں۔
- پاپ اپ ونڈو میں، فیصلہ کریں کہ آیا آپ ای میل یا لنک کا استعمال کرکے ممبران کو مدعو کرنا چاہتے ہیں۔
اضافی سوالات
کیا آپ آسن میں پروجیکٹس اور ٹاسکس کو پرائیویٹ رکھ سکتے ہیں؟
ہاں، آسن میں آپ کے تمام پروجیکٹس پر آپ کا مکمل کنٹرول ہے، اور آپ ان کی حیثیت کا فیصلہ کر سکتے ہیں۔ اجازت کے کنٹرول آپ کو معلومات کے ہر ٹکڑے اور تنظیم کے اراکین کے لیے اس کی مرئیت پر نظر رکھنے کی اجازت دیتے ہیں۔ ہر فرد اس بات کا تعین کر سکتا ہے کہ آیا وہ کچھ صرف اپنی ٹیم اور تعاون کرنے والوں کے ساتھ شیئر کرنا چاہتے ہیں یا تنظیم میں موجود ہر کسی کے ساتھ۔
اگر کام نجی پروجیکٹ کا حصہ ہیں، تو ان کی مرئیت صرف پروجیکٹ اور اس کے کاموں پر براہ راست کام کرنے والے شراکت داروں تک محدود ہے۔ ہر ساتھی اپنا کام یا ذیلی کام دیکھ سکتا ہے، لیکن وہ دوسرے لوگوں کے کاموں تک رسائی حاصل نہیں کر سکتا، چاہے وہ ایک ہی تنظیم میں ہوں۔
بعض اوقات، جب آپ چاہتے ہیں کہ مخصوص معلومات ٹیم کے چند اراکین کے درمیان رہیں، تو آپ ان پروجیکٹس کو پرائیویٹ یا صرف تبصرہ کے طور پر نشان زد کر سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ اپنے کاموں کو عوامی طور پر سیٹ کر لیتے ہیں، تو وہ آپ کی تنظیم یا ٹیم کے ہر کسی کے لیے دستیاب ہو جاتے ہیں۔
جب آپ اپنے پروجیکٹ کی رازداری کو تبدیل کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:
• اوپری دائیں کونے میں "+" پر کلک کریں۔
• وہاں، آپ کو اپنی ٹیم کے تمام اراکین اور مہمان نظر آئیں گے، اور سب سے اوپر، آپ کو "نجی بنائیں" نظر آئے گا۔
• ایک بار جب آپ "پرائیویٹ بنائیں" پر کلک کرتے ہیں، تو آپ کا پروجیکٹ صرف ٹیم کے اراکین کے لیے دستیاب ہو جاتا ہے۔
متبادل طور پر، اگر آپ کسی کام کی حیثیت کو پرائیویٹ میں تبدیل کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:
• آسن میں کوئی کام کھولیں۔
• اوپری دائیں کونے میں "نجی بنائیں" پر کلک کریں۔
• اس طرح، ٹاسک صرف آپ اور دوسرے ساتھیوں کے دیکھنے کے لیے نجی ہے۔
• اگر آپ اس کام کو پرائیویٹ رکھنا چاہتے ہیں تو صفحہ کے نچلے حصے میں موجود تمام معاونین کو ہٹا دیں۔
کیا آپ ایک ہی پروجیکٹ میں ممبران اور مہمانوں دونوں کو شامل کر سکتے ہیں؟
درحقیقت، آپ ایک ہی پروجیکٹ میں اراکین اور مہمانوں دونوں کو شامل کر سکتے ہیں۔ ایک بار جب وہ ایک ہی ٹیم میں ہوں گے، تو وہ ایک دوسرے کے نام دیکھ سکیں گے اور مزید بات چیت کر سکیں گے۔ اگر دو مہمان فی الحال ایک دوسرے کو "نجی صارف" کے طور پر دیکھتے ہیں تو اس کا مطلب ہے کہ وہ ایک ہی پروجیکٹ پر کام نہیں کر رہے ہیں یا ایک ہی ٹیم میں نہیں ہیں۔ ایک بار جب انہیں ایک ہی پروجیکٹ میں تفویض کیا جاتا ہے، تو ان کے نام نظر آنے لگتے ہیں۔
اراکین کو تنظیم میں مہمانوں کو مدعو کرنے کی اجازت ہے، لیکن منتظمین وہ ہوتے ہیں جو حتمی فیصلے کرتے ہیں۔ بلاشبہ، ایک رکن صرف ان پراجیکٹس میں مہمانوں کو شامل کر سکتا ہے جن پر وہ کام کر رہے ہیں، اور ایڈمن انہیں تمام فعال پروجیکٹس کے ساتھ ساتھ پوشیدہ پروجیکٹس میں بھی شامل کر سکتا ہے۔
کیا آپ آسن میں ایک سے زیادہ تفویض کر سکتے ہیں؟
فی الحال، آسن میں متعدد تفویض رکھنے والے افراد کا ہونا ممکن نہیں ہے۔ ایک کام کے لیے صرف ایک شخص کو تفویض کیا جا سکتا ہے کیونکہ وہ اس کی تکمیل کے ذمہ دار ہیں۔
مختلف لوگوں کے درمیان کسی کام کا اشتراک کرنے کا ایک طریقہ ایک یا زیادہ ذیلی کاموں کو شامل کرنا ہے، جہاں آپ آسانی سے مزید تعاون کرنے والوں کو لے سکتے ہیں۔ دوسرا طریقہ یہ ہے کہ "کاپیاں تفویض کریں" کا اختیار استعمال کریں اور اسی کام کی کاپیوں پر زیادہ سے زیادہ لوگ کام کریں۔
کیا آسنا ٹیموں کے ساتھ ضم ہوتا ہے؟
آسنا اور مائیکروسافٹ ٹیموں نے مل کر ایک کامیاب ٹیم مینجمنٹ ٹول بنایا ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں کے لیے آسن کا استعمال کرتے ہوئے، ٹیمیں مل کر زیادہ مؤثر طریقے سے کام کر سکتی ہیں۔ اس انضمام کے اندر، آپ تعاون کرنے والوں سے بات کرنے کے لیے ٹیموں اور کاموں کی تقسیم کے لیے آسنا کا استعمال کر سکتے ہیں۔
یہ ہے انضمام آپ کو کیا کرنے کے قابل بناتا ہے:
• ٹیموں کے اندر آسنا ٹاسک، پروجیکٹس اور اپ ڈیٹس کی پیروی کریں۔
• آسن میں پروجیکٹس تلاش کرنے کے لیے ٹیموں کا استعمال کریں۔
• حسب ضرورت اطلاعات بنائیں جو دونوں پلیٹ فارمز پر کام کریں۔
• اپنی تمام اطلاعاتی ترجیحات کو حسب ضرورت بنائیں۔
مائیکروسافٹ آفس کی تمام فائلیں استعمال کریں اور انہیں آسن پروجیکٹس اور کاموں سے منسلک کریں۔
• آسنا کے کاموں اور پروجیکٹس کے لیے تمام اہم ڈیٹا اسٹور کرنے کے لیے OneDrive استعمال کریں۔
مہمان آسن میں کیا کر سکتے ہیں؟
مہمانوں کے پاس تنظیم کے اراکین کے برابر رسائی نہیں ہو سکتی۔ مزید برآں، وہ صرف ان معلومات یا فائلوں کو دیکھ سکیں گے جو خاص طور پر ان کے ساتھ شیئر کی گئی ہیں یا اس گروپ میں جو وہ ہیں انہیں
بامعاوضہ خصوصیات دستیاب ہیں، لیکن جب حسب ضرورت فیلڈز بنانے، ترمیم کرنے یا حتیٰ کہ حذف کرنے کی بات آتی ہے، تو یہ ناممکن ہو جائے گا اگر آپ آسنا میں مہمان ہیں۔
مہمانوں کی رسائی یہ ہے:
• مہمان گروپ کے رکن نہیں بن سکتے
• مہمان اپنا ای میل ایڈریس تبدیل کیے بغیر گروپ ممبر نہیں بن سکتے
• مہمان دوسری ٹیموں کو براؤز نہیں کر سکتے یا تنظیم کے اندر مختلف گروپس تک رسائی حاصل نہیں کر سکتے
کسی تنظیم میں مہمان بننے کا کیا مطلب ہے؟
مہمان وہ صارفین ہیں جن کے پاس کمپنی کا کوئی سرکاری ای میل اکاؤنٹ نہیں ہے۔ انہیں ایک یا متعدد پروجیکٹس کے ساتھ ٹیم کی مدد کرنے کا دعوت نامہ ملتا ہے۔ مہمان کی حیثیت کے ساتھ، آپ کلائنٹس، گاہکوں، یا پروجیکٹ پر کام کرنے والے کسی اور کے ساتھ بات چیت کرسکتے ہیں۔ تاہم، تنظیم کے اندر، آپ صرف وہی دیکھ سکتے ہیں جو دوسروں نے آپ کے ساتھ شیئر کیا ہے۔
آسنا میں، مہمان پروجیکٹ یا ٹاسک کے اندر اقدار کو شامل یا ترمیم کرسکتے ہیں، لیکن وہ انہیں حذف یا نئی تخلیق نہیں کرسکتے ہیں۔ مزید برآں، ان کی تمام پریمیم خصوصیات تک رسائی ہے جو آپ انہیں استعمال کرنے کی اجازت دیتے ہیں، سوائے حسب ضرورت فیلڈز کے انتظام کے۔
کیا مہمان ایک دوسرے کو دیکھ سکتے ہیں؟
مہمان ایک دوسرے کو صرف اسی صورت میں دیکھ سکتے ہیں جب وہ کم از کم ایک پروجیکٹ پر مل کر کام کر رہے ہوں۔ بصورت دیگر، وہ دوسروں کو "نجی صارفین" کے طور پر دیکھیں گے۔ اس طرح، تنظیم اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ وہ اپنے نام نہیں دیکھ سکتے جب تک کہ وہ مل کر کسی چیز پر کام نہ کر رہے ہوں۔
مہمان اور محدود رسائی والے ممبر میں کیا فرق ہے؟
مہمان اور محدود رسائی کے اراکین (LAM) دونوں کارپوریٹ سیڑھی کے نیچے ہیں۔ جوہر میں، LAMs پہلے سے ہی تنظیم کا حصہ ہیں، جبکہ مہمان ٹیم کے عارضی رکن ہیں۔ یقیناً، اگر کوئی مہمان قابلیت اور تسلی بخش نتائج دکھاتا ہے، تو وہ LAM یا رکن بھی بن سکتا ہے۔
جبکہ مہمان کمپنی کے ڈومین کا اشتراک نہیں کرتے ہیں اور آسنا پلان میں شمار نہیں کرتے ہیں، LAMs کے پاس کمپنی کا ای میل پتہ اور کمپنی میں سیٹ کی گنتی ہوتی ہے۔ مہمان کی حیثیت صرف ان تنظیموں اور LAMs کے اندر موجود ہے جو آسن میں تنظیموں اور ورک اسپیس دونوں کا حصہ ہیں۔
ہمیشہ ٹریک پر رہیں
ٹیموں کو سنبھالنا کوئی آسان کام نہیں ہے، لیکن آسنا جیسے ٹولز آپ کو کام کے بوجھ کو سنبھالنے اور وقت پر ڈیلیور کرنے والی فنکشنل ٹیمیں بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔ ایک مخصوص ٹول کٹ سے لیس جو ایڈمنز کو چند کلکس میں اراکین، مہمانوں، اور ٹیم کے اراکین کو ریجیگل کرنے کی اجازت دیتی ہے، یہ کسی بھی پیشہ ور کمپنی کے لیے ایک ناگزیر ٹول ہے۔
امید ہے، ہم نے آپ کو یہ سمجھنے میں مدد کی ہے کہ آسن کیسے کام کرتا ہے اور اس سے زیادہ سے زیادہ فائدہ کیسے اٹھایا جائے۔ اس کے علاوہ، اب آپ جانتے ہیں کہ مہمانوں کو اپنی ٹیم میں کیسے شامل کرنا ہے اور اپنے تمام پروجیکٹس کی مرئیت کا نظم کرنا ہے۔
کیا آپ آسن کا استعمال پسند کرتے ہیں؟ کیا آپ اسے Microsoft ٹیموں کے ساتھ استعمال کر رہے ہیں؟
ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں ہمیں اس کے بارے میں مزید بتائیں۔